ITが苦手な中小企業の電子取引データーの保存

令和6年（2024年）1月からは電子データーでやり取りした請求書・領収書等を電子データーのまま保存する必要があります。

しかし、保存するにも複雑な要件があり、仕事で忙しい中小企業の皆様が制度を理解するのは容易でありません。

その為本記事では、ITが苦手な中小企業の皆様方にこれをやっておけば間違いなしという方法をご案内します。

得に地元の安曇野市の小規模事業者様にお読み頂けると幸いです。

☆この記事をご覧になる中小企業の事業者様へ　一番のポイント

令和6年1月1位日以後、電子取引データーは必ず保存をお願いします！！！

Amazon・楽天などのネットショッピングの場合には、領収書・支払明細書などのダウウンロード（PDF）及び保存を必ずお願いします。

1 保存が必要な電子データーの範囲

請求書・領収書・見積書・契約書等のように今まで紙でやり取りをしていた書類を電子データー（PDF・データー・エクセルなどのファイル・EDI取引、メールなど）で受け取った場合電子データーで保存する必要があります。

⑴Amazon・楽天などネットで購入した物品などについても、領収書・請求書・支払い明細などをダウンロードして電子データーで保存する必要があります。

⑵カード明細・通信料の明細もPDFなどでダウンロードして保存する必要があります。

⑶電子決済（QR決済などキャッシュレス決済）も保存する必要があります。ハードコピー（画面印刷）で構いません。

つまり、紙以外の全ての請求書・領収書・契約書などは全て電子データーで保存する必要があります。

2 保存方法

単純に電子取引データーを保存するだけでなく、下記の真実性の確保及び可視性の確保の２つのルールに従って保存する必要があります。

難しいことはいいから、何をすればいいの？？？という方は、「4 ではどうしたら良いか」をご覧下さい。

⑴真実性の確保

次のいずれかの措置を行う。（①から④の内、事業者でできることを選択）

①　タイムスタンプが付された後の授受

②　授受後遅滞なくタイムスタンプを付す

③　データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用

④　訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

→結局④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けが現実的です。しかも、国税庁でフォーマットを用意してあるのでそちらを使用すればOKです。

法人であれば、株主総会か取締役会で決議しておけばなお良しです。

下記に国税庁の事務処理規定をアップします。

⑵可視性の確保

①パソコン・プリンター等を備え付け、その説明書を用意し、画面で確認及び印刷できるようにしておくこと

→大抵のお客様はパソコンとプリンターをお持ちだと思いますので、この要件は満たしているかと思います。

②検索機能を確保すること

この検索機能の確保が一番難しいところです(^^;
要件は下記の3つです。

a取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができること

b日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

c二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

WindowsなどOSの機能だけでaの要件を満たそうとすると、ファイルに日付・金額・取引先などを付さなければなりません。b・ｃについてはOSの機能だけでできるのか私には良く分かりませんm(__)m
AorBのような検索はできるのですが、範囲検索は難しいような気がします。

3 宥恕規程＝救済措置（4つの緩和政策のうち、自社に適したものを選択します。）

上記の要件が厳しい為、国より一定の要件を満たすことにより保存要件が緩和されます。

⑴保存要件の宥恕措置

保存要件に従って電子取引データーの保存ができなかったことについて相当の理由があると認める場合には、従前行われていた出力書面の提示・提出の求めに応じることに加え、その電子取引データーのダウンロード（提示・提出）の求めに応じることができるようにしておけば、保存要件を不要として電子取引データーの保存が可能となります。

→つまり、電子取引データーの保存に加え、従前のようにその電子取引データーを印刷し整理して保存をしておけば保存要件は不要となります。

この場合、税務調査で求められた場合、電子取引データーのダウンロードに応じることが必要です。

⑵検索機能の確保の要件の見直し１　

保存データーについてダウンロード（提示・提出）の求めに応じることができるようにしている場合には、上記2⑵②検索機能を確保することのb・cの要件が不要となります。

⑶検索機能の確保の要件の見直し2

売上高が5,000万以下の事業者については、電子取引データーのダウンロード（提示・提出）の求めに応じる場合には、2⑵②検索機能を確保することの要件自体が不要となります。

⑷検索機能の確保の要件の見直し3

電子取引データーのダウンロード（提示・提出）の求めに応じることに加え、「整然とした形式及び明瞭な状態で出力され、取引年月日や取引先ごとに整理された」状態で、電子取引データーを出力することにより作成した書面の提示・提出の求めに応じることができるようにしている場合にも2⑵②検索機能を確保することの要件自体が不要となります。

この場合、売上高に制限はありません。

→電子取引データーを保存し、税務調査の際にダウンロード（提示・提出）の求めに応じ、さらに、電子取引データーを印刷し、日付ごとなどで整理し提示できるようにしておけば検索機能の確保は不要となります。

4 ではどうしたら良いか。

以上のように、制度が非常に複雑になっています。

この中で、何が一番大事かというと税務調査でトラブルにならないことが一番大事かと思います。その為、下記の方法を推奨します。

⑴電子取引データーは必ず保存すること

⑵電子取引データーを今まで通り印刷して書面で保存し、日付や取引先ごとに保存しておくこと

⑶法人個人問わず事務処理規定を作成しておくこと

⑷調査時に電子取引データーのダウンロードに応じること

上記の方法であれば、通常の業務で今までと変わる個所は電子取引データーを保存しておくことだけです。

事務処理規定も一度作成してしまえばOKです。

この方法であればITが苦手な中小企業も対応できるかと思います。

尚、電子取引データーは年毎にフォルダを作成し、さらにその中を月ごと若しくは取引先ごとに保存しておくのが望ましいです。

このような結論に至った背景としましては、

①結局電子取引データー（PDF）はパソコンなどの入れ替え時に消失する恐れがある事

②現状、請求書などは紙形式と電子形式が混じっており区分することに手間が係る事

③書類の保存システム（弥生：スマート証憑管理）もまだ発展途中にある事

④制度が複雑すぎ、一般の事業者にとってはどの方法が自社に一番有利か容易に判断がつかないこと

が挙げられます。

電子取引データーを保存し、又、印刷しておくだけであれば、手数は電子取引データーを保存することだけとなります。ただし、税務調査時に調査官に電子取引データーを提出する必要があります。

5 よくある質問

⑴クレジットカード会社からは紙の明細しかきません。問題がありますか。

問題ございません。従来通り紙で保存をして頂ければと思います。

⑵従業員がpaypayで会社の経費を立替えた場合にはどうなりますか？

この場合も電子取引データーの保存の対象となります。

従って、従業員からpaypayの画面をスクリーンショットなどで入手し、会社で保存をする必要があります。

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